Ihr Backoffice – papierlos, ortsunabhängig, immer erreichbar.
Telefon, Post, Telefonanlage und Buchhaltung: Vier Bausteine, mit denen kleine und mittlere Unternehmen ihr Büro digital aufstellen – ohne eigenes Sekretariat, ohne Aktenordner, ohne Software-Wildwuchs.
Backoffice ohne Backoffice-Personal.
Anrufe gehen verloren, Briefe stapeln sich, die Buchhaltung wartet bis zum Quartalsende – typische KMU-Realität. Mit ausgewählten Cloud-Diensten erledigen wir genau diese Aufgaben digital, im Hintergrund und zu kalkulierbaren Kosten.
- Erreichbarkeit ohne Personal – Anrufe werden professionell angenommen – auch wenn Sie unterwegs sind
- Post von überall lesen – Briefe als PDF im Posteingang – kein Heimweg ins Büro nötig
- Eine Rufnummer, viele Geräte – Cloud-Telefonanlage für Festnetz, Mobil und Microsoft Teams
- Buchhaltung läuft mit – Belege, Banking und Rechnungen GoBD-konform digital
- Steuerberater zufrieden – Saubere Schnittstellen statt Schuhkarton-Übergabe
- Wachstumsfähig – Vom Einzelunternehmer bis zum 30-Personen-Team skalierbar
Typischer Kunde
Architekturbüro mit 6 Mitarbeitenden, viel auf Baustellen unterwegs. Vorher: verpasste Anrufe, Aktenordner, Steuerberater-Übergabe per Schuhkarton. Nachher: Telefonsekretariat nimmt Anrufe an, Post kommt als PDF, sevDesk übergibt Belege automatisch – drei volle Bürotage pro Monat eingespart.
pro Woche zurückgewonnen
Erfahrungswert bei vollständig digitalem Backoffice
Einzeln einsetzbar – gemeinsam stark.
Sie können mit einem Modul starten und schrittweise erweitern. Wir empfehlen die Reihenfolge nach Engpass – meistens zuerst Telefon und Post.
Virtuelles Telefonsekretariat
Echte Menschen nehmen Anrufe in Ihrem Namen entgegen, fragen das Wichtigste ab und schicken Ihnen die Nachricht.
- ✓ Erreichbarkeit auch in Terminen
- ✓ Persönliche Begrüßung
- ✓ Notiz per E-Mail oder SMS
Digitaler Posteingang
Briefpost wird beim Anbieter (Dropscan) eingescannt und steht als PDF in Ihrem Online-Postfach.
- ✓ Post lesen wo Sie sind
- ✓ Volltextsuche im Archiv
- ✓ Direkt an Steuerberater weiter
Digitale Telefonanlage
Cloud-Telefonanlage von sipgate: Festnetz, Mobil, Teams – alles auf einer Rufnummer, überall verfügbar.
- ✓ Festnetz + Mobil + Teams
- ✓ Nummern-Portierung
- ✓ Homeoffice-fähig
Buchhaltung (sevDesk)
Belege erfassen, Rechnungen schreiben, Banking und Steuerberater-Übergabe – alles online und GoBD-konform.
- ✓ Belege per App fotografieren
- ✓ Banking integriert
- ✓ DATEV-Export für Steuerberater
Ein Tag im digitalen Büro.
So sieht der Alltag aus, wenn alle vier Bausteine zusammenarbeiten – vom Anruf bis zur Rechnung.
Anruf während Termin
Das Telefonsekretariat nimmt einen Neukunden-Anruf an, fragt Anliegen und Rückrufzeit ab – Sie bekommen eine kurze E-Mail mit allen Details.
Briefpost als PDF
Eine Behördenpost trifft im Posteingang ein, ist sofort als PDF im Postfach und wird per Klick an den Steuerberater weitergeleitet.
Anruf via Teams
Sie rufen über die Cloud-Anlage mit Ihrer Festnetznummer aus dem Auto zurück – der Kunde sieht die offizielle Büro-Rufnummer.
Rechnung schreiben
Aus dem Auftrag in sevDesk wird mit zwei Klicks die Rechnung erstellt, per E-Mail versendet und automatisch verbucht.
Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb.
Bestandsaufnahme
Wo sind die Engpässe? Telefon, Post, Rechnungswesen – und welche Tools sind schon im Einsatz?
Empfehlung
Ein klarer Vorschlag mit Reihenfolge, Aufwand und monatlichen Kosten – ohne unnötige Module.
Einrichtung
Konten anlegen, Rufnummern portieren, Postanschrift einrichten, Datenimport, Schnittstellen.
Schulung & Betrieb
Ihr Team weiß danach, wie alles funktioniert. Bei Bedarf bleiben wir als laufende Ansprechpartner.
Häufige Fragen zum digitalen Büro
Muss ich alle vier Bausteine gleichzeitig einführen?
Was kostet das alles im Monat?
Bin ich an einen Anbieter gebunden?
Wie ist das mit Datenschutz und DSGVO?
Funktioniert das auch im Außendienst / auf Baustellen?
Wo drückt der Schuh am meisten?
Im kostenlosen Erstgespräch finden wir heraus, mit welchem Baustein Sie am schnellsten am meisten Zeit zurückgewinnen.