Digitales Büro · Posteingang

Briefpost lesen, wo immer Sie gerade sind.

Mit Dropscan empfangen Sie Ihre Geschäftspost als PDF in einem sicheren Online-Postfach: Briefe werden in Deutschland geöffnet, gescannt und in Sekunden für Sie verfügbar gemacht – von überall, auch im Außendienst.

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Warum digitaler Posteingang?

Schluss mit Stapeln auf dem Schreibtisch.

Behördenbriefe, Rechnungen, Verträge – vieles muss heute noch per Post kommen. Mit Dropscan müssen Sie trotzdem nicht ins Büro fahren, um Ihre Post zu öffnen. Sie lesen sie auf dem Smartphone, leiten sie an Steuerberater oder Mitarbeitende weiter und legen sie automatisch ab.

Post am Tag des Eintreffens – Eingang wird gescannt und in der Regel innerhalb weniger Stunden zugestellt
Volltextsuche im Archiv – Jede Seite per OCR durchsuchbar – finden statt suchen
Weiterleitung mit einem Klick – Direkt an Steuerberater, Buchhaltung, Anwalt oder Kollegen
Original auf Wunsch – Kann archiviert, weitergeschickt oder geschreddert werden
Eigene Geschäftsadresse – Optional: ladungsfähige Anschrift in Berlin oder anderen Städten
DSGVO & GoBD konform – Server in Deutschland, AV-Vertrag, revisionssichere Ablage möglich

Typischer Kunde

Beratungsfirma mit Hauptstandort München, Inhaber häufig auf Reisen. Vorher: Post stapelte sich, Rückrufe und Fristen wurden übersehen. Nachher: Postfach öffnet sich auf dem Smartphone, Steuerberater bekommt Belege per Klick – Aktenordner sind Geschichte.

~ 95 %

der Geschäftspost reicht digital

nur wenige Originale müssen physisch weitergeleitet werden

So läuft Ihre Post

Vom Briefkasten ins Online-Postfach.

Nachsendeauftrag

Sie richten einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post ein oder ändern direkt Ihre Anschrift.

Eingang & Scan

Briefe werden in Deutschland geöffnet, gescannt und mit OCR (durchsuchbarem Text) versehen.

Online-Postfach

Die PDFs erscheinen in Ihrem Postfach – Push-Benachrichtigung per E-Mail oder App.

Aktion

Sie lesen, leiten weiter, archivieren – und entscheiden, was mit dem Original passiert.

Empfohlener Anbieter

Dropscan – Marktführer in Deutschland

Wir empfehlen Dropscan, weil dort professionelles Scanning, Datenschutz nach DSGVO und faire Tarife für Solo-Selbständige bis zu größeren Unternehmen zusammenkommen. Wir richten den Account, Nachsendeauftrag und Workflows mit Ihnen gemeinsam ein.

✓ Server & Scanzentrum in Deutschland
✓ Pakete vom Solo-Tarif bis Business
✓ Optional eigene Geschäftsanschrift
✓ Mobile App für iOS & Android
✓ Schnittstellen zu sevDesk & Co.
✓ Original-Briefe nachsenden oder vernichten

FAQ

Häufige Fragen zum digitalen Posteingang

Ist das Öffnen meiner Post durch Dritte erlaubt?

Ja, mit einer schriftlichen Vollmacht. Diese liegt Dropscan vor – das Briefgeheimnis bleibt gewahrt, weil Sie die Mitarbeitenden ausdrücklich beauftragen.

Was passiert mit den Originalen?

Sie wählen pro Brief: archivieren, an Sie weiterschicken, an Steuerberater senden oder zertifiziert vernichten – meist binnen 30 Tagen.

Funktioniert das mit jedem Briefkasten?

Sie können entweder per Nachsendeauftrag umleiten oder direkt eine Adresse beim Anbieter buchen. Beide Wege funktionieren.

Was kostet das?

Die Pakete starten bei wenigen Euro pro Monat (Solo) und gehen bis zu Business-Tarifen mit hunderten Briefen. Im Erstgespräch schauen wir, was zu Ihrem Briefaufkommen passt.

Kann ich Eingangsrechnungen direkt verbuchen?

Ja – die PDFs lassen sich automatisch an sevDesk oder andere Buchhaltungssysteme weiterleiten und dort verbuchen.

Briefkasten leeren – von überall.

Wir richten Dropscan, Nachsendeauftrag und Workflows passend zu Ihrem Unternehmen ein.

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