Digitales Büro · Telefonsekretariat

Immer erreichbar – auch ohne eigene Sekretärin.

Echte Menschen nehmen Anrufe in Ihrem Firmennamen entgegen, fragen das Wichtigste ab und schicken Ihnen die Nachricht per E-Mail oder SMS – pünktlich zur Bürozeit oder rund um die Uhr.

Kostenloses Erstgespräch Wie funktioniert das?

Kennen Sie das?

Verpasste Anrufe = verpasste Aufträge.

Sie sind im Termin, auf der Baustelle, im Kundengespräch – und das Telefon klingelt. Eine Mailbox schreckt viele Kunden ab. Eine eigene Bürokraft ist teuer und nur 8 Stunden am Tag besetzt.

Mailbox-Quote bei Erstkontakten – Studien zeigen: viele Anrufer rufen kein zweites Mal an
Privatnummer auf Visitenkarte – Anrufe nach 18 Uhr und am Wochenende – keine Trennung Beruf/Privat
Sekretärin in Teilzeit – Mittagspause, Urlaub, Krankheit – wer geht ans Telefon?
Cold-Calls & Werbung – Echtes Geschäft geht im Anruf-Lärm unter

Was Sie stattdessen bekommen

Eine professionelle Telefonzentrale – auf Abruf.

Ihr Firmenname am Hörer – Persönliche Begrüßung wie ein eigenes Sekretariat
Strukturierte Notiz – Anliegen, Rückrufnummer, Wunschzeit per E-Mail oder SMS
Erreichbarkeit nach Wahl – Bürozeiten, Wochenende, 24/7 – flexibel skalierbar
Filter für Werbeanrufe – Cold-Calls werden höflich abgewimmelt – Sie sehen sie nicht
Pay-per-Call – Sie zahlen nur für tatsächlich angenommene Gespräche

So funktioniert es

In wenigen Schritten zur professionellen Anrufannahme.

Briefing

Wir definieren gemeinsam die Begrüßung, Pflichtfragen und Weiterleitungsregeln.

Rufumleitung

Eingehende Anrufe werden ans Sekretariat umgeleitet – pauschal oder nur, wenn Sie nicht abnehmen.

Anrufannahme

Geschulte Mitarbeitende melden sich mit Ihrem Firmennamen, nehmen das Anliegen auf und filtern Werbung.

Nachricht

Sie bekommen sofort eine strukturierte Notiz – per E-Mail, SMS oder direkt ins Postfach.

Empfohlener Anbieter

Starbüro – unser bevorzugter Partner

Mit Starbüro arbeiten wir seit Jahren zusammen: deutscher Anbieter, geschulte Mitarbeitende, faire Preise und flexible Pakete vom Mini-Tarif bis zur Vollzeit-Sekretärin auf Abruf.

FAQ

Häufige Fragen zum Telefonsekretariat

Sind das echte Menschen oder ein KI-Bot?

Echte Menschen, geschult auf Ihren Auftritt und Ihre Branche. Anrufer sollen nicht merken, dass es ein externer Dienstleister ist.

Wie schnell kann gestartet werden?

Typisch 1–2 Wochen ab Auftrag: Briefing erstellen, Rufumleitung schalten, Testanrufe – fertig.

Was kostet das?

Je nach Anbieter und Volumen 30–150 € pro Monat zzgl. Pro-Anruf-Pauschale. Im Erstgespräch geben wir eine realistische Spanne – passend zu Ihrem Anrufaufkommen.

Was passiert mit meinen Daten?

Anbieter mit Sitz in Deutschland, AV-Vertrag, EU-Server. Anruf-Mitschnitte gibt es nicht – nur die Notiz.

Kann ich das mit der Cloud-Telefonanlage kombinieren?

Ja, ideal sogar. Die digitale Telefonanlage (sipgate) leitet definierte Anrufe (z. B. außerhalb der Bürozeit) automatisch ans Sekretariat weiter.

Nie wieder Anrufe verpassen?

Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihr Anrufaufkommen und schlagen ein passendes Paket vor.

Kostenloses Erstgespräch