Digitalisierung · Prozesse

Digitale Prozesse für Ihr KMU – weniger Chaos, mehr Zeit fürs Wesentliche.

Schluss mit Zettelstapeln und doppelter Datenpflege: Wir ersetzen papiergebundene Abläufe durch schlanke, digitale Workflows – von der ersten Anfrage bis zur Rechnung.

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Vorher / Nachher

So verändert Digitalisierung Ihren Alltag.

Vorher – typisches KMU

× Rechnungen per Word erstellen, manuell versenden
× Termine per Telefon abstimmen, in Papierkalender eintragen
× Kundendaten in Excel, Outlook und Ordnern gleichzeitig
× Stundenzettel auf Papier, händisch in Lohnbuchhaltung
× Angebote kopieren, anpassen, per E-Mail-Anhang verschicken
× Keine Übersicht, was offen ist, was erledigt

Nachher – mit digitalen Workflows

✓ Rechnungen automatisch aus Auftragsdaten, Versand per Klick
✓ Online-Terminbuchung, automatische Erinnerungen
✓ Ein CRM für alle Kundendaten – Angebote, Historie, Nachfass
✓ Digitale Zeiterfassung, Übergabe an Steuerberater per Export
✓ Angebote aus Vorlagen, digital unterschrieben, nachverfolgt
✓ Dashboard: alles auf einen Blick – Aufgaben, Umsatz, Status

5–10 h

pro Woche gespart

durch automatisierte Routineaufgaben

60 %

weniger Fehler

durch zentrale Datenhaltung

schnellere Angebote

dank Vorlagen und CRM

Papierstapel

digitale Ablage statt Ordner

Konkrete Bausteine

Da, wo es im Alltag wirklich weh tut – und hilft.

Jeder Baustein lässt sich einzeln umsetzen und später sinnvoll verknüpfen.

Terminbuchung & Kalender

Online-Terminwahl, automatische Erinnerungen, Kalender-Synchronisation – weniger Telefonate, weniger Doppelbuchungen.

z. B. Calendly, MS Bookings

Rechnungen & Buchhaltung

Digitale Belege, wiederkehrende Positionen, Zahlungserinnerungen und saubere Übergabe an den Steuerberater.

z. B. Lexoffice, sevDesk

Projektmanagement

Aufgaben, Deadlines, Verantwortlichkeiten transparent – alle sehen den Stand, ohne Status-E-Mails.

z. B. Asana, Monday, Notion

Kundenverwaltung / CRM

Leads, Angebote und Nachfass-Termine strukturiert – Ihr Vertrieb behält den Überblick.

z. B. HubSpot, Pipedrive

Digitale Zeiterfassung

Stunden mobil erfassen, Projekte zuordnen, per Export in die Lohnbuchhaltung übergeben.

z. B. Clockodo, TimeTac

Automatisierungen

Wiederkehrende Aufgaben verbinden: Formular → CRM → E-Mail → Aufgabe. Ohne Code.

z. B. Zapier, Make, Power Automate

Unser Ansatz

Bewährte Software – konfiguriert statt programmiert.

Für KMU lohnt sich selten teure Individualsoftware. Wir setzen auf erprobte Cloud-Tools mit Support, Updates und Sicherheit – abgestimmt auf Ihre Branche, Teamgröße und Budget.

✓ Schneller live – Konfiguration statt monatelanger Entwicklung
✓ Planbare Kosten – Abos statt Wartungsprojekte mit offenem Ende
✓ Integrationen – Zapier, APIs und Standard-Schnittstellen
✓ DSGVO im Blick – Auswahl mit Fokus auf EU/Deutschland
✓ Schulung inklusive – Ihr Team arbeitet sicher mit den neuen Tools

„Früher haben wir alles dreimal eingegeben – Kunde, Angebot, Rechnung. Jetzt läuft das meiste automatisch und wir haben endlich den Überblick. Die Einführung war erstaunlich schmerzlos.“

SB

Stefan B.

Inhaber, Sanitärbetrieb (22 MA), Augsburg

FAQ

Häufige Fragen zur Prozessdigitalisierung

Was zählt alles zur Prozessdigitalisierung?

Alles, was wiederkehrende Abläufe betrifft: Kundenanfrage, Angebote, Auftragsabwicklung, Rechnung, interne Freigaben, Kommunikation und Dokumentenablage. Nicht nur „ein neues Programm kaufen“, sondern der rote Faden vom ersten Kontakt bis zum Abschluss.

Muss ich alle Prozesse auf einmal umstellen?

Nein – und schrittweise ist für KMU meist besser. Wir identifizieren die größten Zeitfresser und setzen dort zuerst an. Ihr Team gewöhnt sich schrittweise, und spätere Erweiterungen bauen auf dem auf, was läuft.

Welche Tools empfehlen Sie?

Keine „eine Lösung für alle“. Je nach Branche und Umfeld z. B. Lexoffice, Calendly, HubSpot, Notion oder Monday. Im Erstgespräch klären wir Ihre Situation und empfehlen eine schlanke Kombination – ohne Tool-Wildwuchs.

Was kostet Prozessdigitalisierung?

Ein einzelner Baustein (z. B. Terminbuchung einrichten) startet bei einigen hundert Euro. Größere Pakete mit mehreren integrierten Tools kalkulieren wir individuell. Das Erstgespräch ist kostenlos.

Schulen Sie auch die Mitarbeiter?

Ja – Technik nützt wenig ohne Verständnis. Wir begleiten die Einführung mit Einweisungen, Checklisten und Follow-up-Terminen, damit alle mitkommen.

Prozesse digitalisieren?

Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre wichtigsten Abläufe an und skizzieren realistische nächste Schritte.

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